生成AIを社内で「使える状態」にするために必要な3つのこと

1. ツールを導入するだけでは使われない

生成AIは、導入すれば自然に使われるものではありません。「自由に使ってください」と伝えるだけでは、使い方を見つけた人と、最初の一歩が分からない人の間に差が生まれます。

まずは、どの業務の、どの作業で役立つ可能性があるのかを具体化することが必要です。たとえば「文章作成」だけでなく、「商談前に公開情報を整理して質問案をつくる」といった単位まで落とし込むと、試しやすくなります。

2. 実際の業務と結びつける

一般的な操作方法を覚えることと、自社の仕事で使えることは別です。部署ごとの日常業務を洗い出し、使いどころを小さく選んで試すことが、活用への近道になります。

• 営業：顧客の公開情報の整理、商談準備、提案書のたたき台づくり
• 管理職：情報整理、会議資料の構成、部下が作成した資料のレビュー観点づくり
• バックオフィス：文書の下書き、議事録の整理、マニュアルの構成づくり
• 教育・福祉：案内文や研修資料の下書き、記録の整理

いずれも、入力してよい情報の範囲や、人による確認方法を決めてから使うことが大切です。特に個人情報や機密情報を扱う業務では、組織のルールと利用するツールの設定を先に確認しましょう。

「自分の仕事で使える」と実感できる場面が見つかると、使う理由が明確になります。

3. 研修後の定着まで考える

一度の研修で基本を学んでも、日々の業務に戻ると使う機会をつくれないことがあります。研修を終点にせず、使い方を見直す仕組みまで設計しましょう。

1. 試して役立った活用事例を、注意点とともに共有する
2. 業務ごとの使い方を整理し、再利用できる形にする
3. 管理職も実際に使い、現場の工夫を確認する
4. 定期的に活用方法と運用ルールを見直す
5. うまくいった方法を、適した部署へ横展開する

生成AIの活用は、一度きりの「導入イベント」ではありません。使いどころを試し、効果と課題を確かめながら続ける、業務改善の活動です。

まとめ

• ツール導入だけで終わらせず、使う場面を明確にする
• 一般論ではなく、実際の業務と結びつける
• 研修後の定着と改善まで考える

AIを知っている状態から、実際の仕事で使える状態へ。Catalyxは、現在の業務や課題を伺いながら、無理のない活用の進め方を一緒に考えます。