ChatGPTをはじめとする生成AIを、仕事で使う企業が増えています。
社内でアカウントを用意したり、生成AI研修を実施したり、AIツールを導入した企業も珍しくなくなりました。
一方で、「一部の社員しか使っていない」「文章作成には使っているが、それ以上に広がらない」「AIを導入したものの、本当に業務が効率化したのか分からない」といった声も聞かれます。
生成AIは、導入するだけで業務を変えてくれるものではありません。
重要なのは、自社の仕事のどこに、どのようにAIを組み込むかを考えることです。
今回は、生成AIを導入したものの業務改善につながりにくい企業に共通しやすい3つの原因を紹介します。
原因1 「AIを使うこと」が目的になっている
生成AI導入で最初に起こりやすいのが、「生成AIを使ってみましょう」というところで止まってしまうことです。
もちろん、最初にAIに触れてみることは大切です。
- メールを書かせてみる
- 文章を要約してみる
- アイデアを出してもらう
といった使い方だけでは、業務全体が大きく変わるところまではなかなか進みません。
本来考えるべきなのは、「AIで何ができるか」ではなく、「今の業務のどこに課題があるか」です。
例えば営業部門なら、
- 商談前の情報収集に時間がかかる
- 提案書作成に時間がかかる
- 担当者によって提案品質に差がある
- 商談内容が社内に共有されない
- 上司のレビューに時間がかかる
といった課題があります。
こうした具体的な業務課題を整理してから、「この作業なら生成AIを使えるのではないか」と考える方が、実際の改善につながりやすくなります。
AI起点ではなく、課題起点で考える
生成AI活用では、
AI → 何に使おう
ではなく、
業務課題 → 改善方法 → その手段としてAI
という順番が重要です。
AIを導入すること自体を目的にしないことが、最初のポイントです。
原因2 一人ひとりの「使い方」に任せている
生成AIを社員に自由に使ってもらうと、活用の差が大きくなりやすくなります。
AIが得意な人は、さまざまな業務で活用します。
一方で、慣れていない人は、「何を質問すればいいか分からない」「使ってみたが期待した回答が出なかった」「これなら自分でやった方が早い」と感じて、使わなくなることがあります。
その結果、一部の社員だけがAIを使っている状態になってしまいます。
個人のスキルから、組織の仕組みへ
生成AIを会社全体の業務改善につなげるには、個人の工夫だけに任せないことが重要です。
例えば、
- 営業担当者が使う商談準備の型
- 会議議事録を整理する方法
- 提案書をレビューする手順
- 社内文書を作成するときの使い方
- 顧客情報を扱う際のルール
など、業務ごとの活用方法を整理しておくことが考えられます。
「プロンプト集を配る」だけでも十分ではありません。
どの業務の、どの場面で、何のために使うのかまで明確にすることで、AI活用が個人技から組織の仕組みに変わっていきます。
原因3 「導入後」を設計していない
生成AI研修を実施した直後は、多くの社員がAIを使ってみます。
しかし、数週間、数か月すると利用頻度が下がってしまうことがあります。
これは研修そのものに問題があるとは限りません。
原因の一つは、研修や導入の後に、どう活用を広げていくかを決めていないことです。
例えば、
- 実際にどんな業務で使われたのか
- どれだけ時間を短縮できたのか
- うまくいった活用方法は何か
- 困ったことはなかったか
- 他部署にも展開できないか
といった振り返りを行わなければ、せっかくの活用ノウハウも個人の中に留まってしまいます。
小さな成功事例を増やす
最初から会社全体をAIで変えようとする必要はありません。
例えば、「毎週2時間かかっていた資料作成が1時間になった」「商談準備の手順をAIで標準化できた」「議事録整理の時間を減らせた」といった、小さな成功事例をつくることが重要です。
その成功事例を社内で共有し、別の業務へ展開していくことで、生成AIの利用範囲は徐々に広がっていきます。
生成AI活用は「導入」より「業務設計」が重要
生成AI活用が進まないと、「社員のITリテラシーが低いから」「AIに慣れていないから」と考えてしまうことがあります。
もちろんスキルも必要です。しかし、それだけが原因とは限りません。
重要なのは、
- 業務課題を整理する
- AIを使う業務を決める
- 実際の業務で試す
- 効果を確認する
- 成功事例を横展開する
という流れをつくることです。
生成AIを会社に導入することと、生成AIで仕事が変わることは同じではありません。
実際の仕事の中にAIを組み込んで初めて、業務改善につながります。
まずは一つの業務から始める
「AI活用を進めたいけれど、どこから手をつければいいか分からない」という場合は、会社全体のAI活用計画を最初から作る必要はありません。
まずは一つ、
- 時間がかかっている仕事
- 繰り返し発生する仕事
- 人によって品質に差がある仕事
- 情報整理に時間がかかる仕事
を選んでみてください。
その業務を、「AIを使ったら、どこを変えられるだろうか」という視点で分解するところから始めると、具体的な活用方法が見えやすくなります。
CatalyxのAI活用支援
Catalyxでは、生成AIの機能を説明するだけではなく、「実際の仕事で使える状態にすること」を重視したAI活用支援を行っています。
生成AI研修をはじめ、業務ごとのAI活用方法の整理、AI導入支援、業務改善、AIツール・システムの企画など、企業の課題に合わせて支援方法を組み合わせます。
例えば、
- 社内で生成AIを使えるようにしたい
- AI研修を実施したが、その後の活用が広がらない
- 自社のどの業務にAIを使えるか整理したい
- 営業や資料作成など、具体的な業務を効率化したい
- AIを活用した業務改善を進めたい
といった段階からご相談いただけます。
AIを導入すること自体ではなく、AIによって仕事をどう良くするかから一緒に考えます。